1. Общие положения.

1.1. Входящая корреспонденция: письма, обращения, заявки, запросы и т.д. подлежит обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и настоящим порядком.

1.2. Входящая корреспонденция: письма, обращения, запросы административных, судебных, правоохранительных органов рассматриваются директором предприятия, заведующим отделением (филиалом) или лицами их замещающими и рассылается на исполнение ответственным исполнителям в соответствующие структурные подразделения предприятия.

2. Прием и учет заявок.

2.1. Заявки на осуществление инвентаризационно-технических работ, запросы о выдаче и оформлении справочной и иной технической документации и услуг, принимаются непосредственно в филиалах, отделениях только специально уполномоченными на то должностными лицами - инженером (техником) по приему заявок, руководителями филиалов и отделений, работниками отдела (группы) правовых сделок и оценки недвижимости.

2.2. Заявки на осуществление инвентаризационно-технических работ стоимостью более 10 тыс. рублей рассматриваются директором предприятия.

2.3. Прием заявок осуществляется только от владельцев недвижимого имущества, их доверенных лиц и представителей при предъявлении ими соответствующих документов, подтверждающих факт владения имуществом, личность и полномочия заявителя, а также предъявителей судебных запросов.

При приеме заявок от филиалов (структурных подразделений) юридических лиц, заявка оформляется от имени предприятия, являющегося владельцем недвижимого имущества (как правило, головного предприятия).

2.4. В заявке должны быть в полном объеме указаны вид недвижимого имущества, его точный адрес, входящие номер и дата, дата инвентаризации (если она необходима), дата исполнения, реквизиты заявителя:

• для физических лиц: Ф.И.О., паспортные данные, место регистрации;
• для юридических лиц: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;

Заявка в обязательном порядке подписывается заявителем и должностным лицом предприятия, эту заявку принявшим.

2.5. В заявке должна быть дана подробная разбивка по видам заказанных работ. В случае если заявитель оплачивает срочное выполнение работы, также осуществляется подробная разбивка суммы оплаты. При оформлении заявок на проведение технической инвентаризации домовладений и зданий гражданского назначения инженером(техником) по приему заявок указывается фиксированная сумма авансового платежа по технической инвентаризации.

Если при выполнении работ фактическая сумма превышает сумму предоплаты, исполнитель заполняет графу «Доплата» в заявке с обязательной разбивкой суммы по видам работ.

При приеме заявки на несколько объектов учета, заявки оформляются на каждый объект отдельно с разбивкой суммы оплаты по видам работ.

2.6. При приеме заявки на подготовку инвентаризационно-технической документации, необходимой для отчуждения индивидуальных жилых домов и садовых домиков, физическим лицам необходимо предъявить землеотводные документы с приложением плана земельного участка, выполненные землеустроительной организацией и постановление органа местного самоуправления.

2.7. Представляемые для технического учета недвижимости документы в установленных законодательством случаях должны быть нотариально удостоверены, иметь надлежащие подписи определенных законодательством должностных лиц и должны быть скреплены печатями.

2.8. Не подлежат приему для проведения технического учета недвижимости документы, имеющие подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные, не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание.

2.9. Принятая от заявителя, правильно оформленная, оплаченная заявка заносится в книгу регистрации входящих заявок.

2.10. Книга регистрации входящих заявок заполняется по установленному образцу, содержит реквизиты заявителя, адрес объекта, реквизиты заявки, платежные сведения.

2.11. При приеме заявок с использованием программы «Диспетчер» необходимо строго следовать документации, прилагаемой к программе.

2.12. Принятая от заявителя, завизированная директором предприятия или руководителем структурного подразделения и надлежаще оформленная и оплаченная заявка поступает:

• руководителю производственного отдела или исполнителю, если необходимо натурное обследование объекта или исполнение заказанных работ требует участие работников этого отдела;
• руководителю отдела хранения и выдачи техдокументации (архива) или исполнителю, если исполнение заявки не требует участия работников производственного отдела;
• руководителю отдела гражданско-правовых сделок и оценки недвижимости или исполнителю.

2.13. Руководитель производственного отдела, заведующий филиалом, распределяет заявки по производственным группам или исполнителям.

Руководитель производственной группы, отдела, в который поступила заявка, осуществляет ее распределение конкретному исполнителю, указывая в заявке его фамилию и подписывая ее. При распределении заявки руководитель группы (отдела) устанавливает срок ее исполнения, который не должен превышать нормативный.

3. Прием и учет заявок с применением АСУ «Документооборот».

3.1. Прием и учет заявок от граждан и юридических лиц с применение АСУ «Документо­оборот» производится специалистом, имеющим специальную подготовку и прошедшим обучение.

3.2. Функции специалиста по приему заявок, работающего в режиме «Диспетчер»:

• прием заявок от физических и юридических лиц;
• оформление документов на оплату заявок (квитанций, счетов, счетов-фактур);
• ежедневная распечатка журнала входящих заявок.

3.3. Функции специалиста по учету заявок, работающего в режиме «Бухгалтер»:

• контроль оплаты заявок;
• учет распределения заявок между исполнителями;
• учет исполнения заявок;
• подготовка бухгалтерских документов на доплату (в случае наличия таковой);
• подготовка счетов-фактур по каждой исполненной заявке юридических лиц и ч/п;
• по заявкам физических лиц – ежедневно;
• подготовка и проверка ведомостей исполненных за месяц работ ;
• подготовка книги продаж, налогового реестра, других ежемесячных бухгалтерских отчетов;
• ведение реестра кредиторов и дебеторов;
• подготовка отчетов для производственной группы.

3.4. Специалист по учету заявок несет персональную ответственность за содержание АСУ «Документооборот», определяет порядок допуска и пользование базой данных другими работниками филиала (отделения).

4. Учет документов.

4.1 Учет (регистрация) документов производится по мере предъявления документов к регистрации, вне зависимости от срока выдачи документа, но с учетом срока действия, юридической силы документа, цели и задач регистрации.

4.2. Регистрация конкретного документа подтверждает факт его наличия на дату регистрации. Никаких иных прямых юридических последствий факт регистрации не имеет.

4.3. Принадлежность объекта и его собственники предприятием технической инвентаризации не определяются и указываются в инвентаризационно-технической и регистрационной документации в строгом соответствии с правоустанавливающими документами.

4.4. Регистрация заключается в наложении на предъявленный документ штампа установленного образца и учета его в книге регистрации. Разночтения или неточности в регистрируемых документах не могут служить основанием для отказа в их регистрации.

4.5. К регистрации принимаются документы, регистрация которых предусмотрена действующим законодательством и постановлениями органов государственного управления.

4.6. Косвенные документы, содержащие сведения о расходах владельцев по содержанию и эксплуатации зданий, к регистрации не принимаются.

4.7. Нотариально удостоверенные соглашения о порядке пользования конструктивными и функциональными частями объекта, доверенности на владение, договоры на временное владение, договоры на реконструкцию и ремонт, платежные и другие документы разового или временного характера к регистрации не принимаются.